Sistemas para la gestión integrada de recursos
Introducción
Una gran empresa puede optar por un sistema integrado con pequeños módulos específicos adaptados a sus necesidades técnicas de producción, mientras que una pequeña empresa preferirá pequeños paquetes informáticos de coste y mantenimiento poco elevados. En cualquier caso, la adquisición o desarrollo de un ERP (Enterprise Resource Planning) es una decisión a la que se debe de enfrentar cualquier empresa.
Important
Necesidades de la empresa
En la empresa distinguimos diferentes departamentos con el objetivo de conseguir una rentabilidad en el mercado de la producción de bienes o servicios:
Contabilidad y finanzas.
Recursos humanos.
Marketing y ventas.
Producción.
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Si todos los departamentos utilizasen sistemas de información independientes, precisarían de la introducción del dato de manera individual en cada sistema.
Esto implicaría la multiplicidad de una misma tarea (introducción del dato) y la multiplicidad del mismo dato (horas realizadas por el trabajador), lo que aumentaría las tareas de gestión y no estaría exento de errores. Por estos motivos es necesario disponer de un sistema que albergue un repositorio común de datos.
Un sistema de información integrado para la empresa
El objetivo principal de los sistemas de información integrados es que el dato sea único y que cada departamento disponga de la información que se necesite, estando los datos centralizados.
Un sistema de información ha de estar construido alrededor de una única base de datos que, como mínimo, debe de tener las siguientes características:
Un dato debe introducirse una sola vez en el sistema.
Todos los atributos deben estar relacionados directamente con el mismo.
Todo dato ha de tener un responsable.
Sistema de permisos que permita sólo a los usuarios autorizados acceder a los datos para leerlos o modificarlos.
Debe existir un sistema de respaldo que permita reconstruir la base de datos.
El sistema debe proporcionar un historial de las personas o programas que han accedido.
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Un MRP ayuda a las empresas a calcular los materiales que requieren en un tiempo exacto para conocer las cantidades necesarias para pedir a los proveedores.
Con los MRP II se puede realizar planificación de la producción, ofrecer una comparación entre los productos que se fabricaron realmente y los productos planificados; y así analizar el rendimiento productivo para mejorar la eficiencia.
Los sistemas MRP resultan mucho más específicos y no logran abarcar todos los procesos de la empresa.
Un ERP es capaz de integrar todos los departamentos de la compañía, permitiendo administrar los procesos de producción, compras y ventas, recursos humanos, inventarios, proveedores, entre muchos otros; descentralizando la introducción de los datos. Además, tiene el beneficio de análisis en cuanto a la rentabilidad y rendimiento, pero sobre todo la liquidez que posee la compañía en cualquier momento.
ERP EXT involucra toda la cadena de valor del negocio.
Adquisición vs. Desarrollo
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La decisión de implantar un sistema integrado suele tener un impacto notable sobre el funcionamiento de la empresa, es por eso que se plantean dos enfoques:
Desarrollo de un sistema propio.
Adquirir un producto del mercado ya desarrollado.
La elección de uno u otro dependerá de varios factores:
El tamaño de la empresa.
Los departamentos y sus necesidades.
El estado actual de innovación interna.
La disponibilidad de inversión.
La aceptación por parte de todos los departamentos.
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Implantación de un ERP
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Estudio de las necesidades de la empresa.
Análisis de las ofertas del mercado.
Analizar el alineamiento de los procesos de negocio y funcionalidades ERP.
Participación dirección.
Elección de equipo apropiado.
Selección y gestión de consultores TIC.
Definición de una metodología de implantación.
Involucración y formación de los usuarios.
Mejora continua y mantenimiento de funcionalidad.
Implicaciones para la dirección
La implicación y responsabilidad de la dirección es completa, pues será la responsable de su impulso y supervisión, desde el comienzo de la necesidad hasta la finalización de la fase de proyecto, para continuar con su explotación como actividad de tipo continuo dentro de la empresa.
Principales proveedores de ERP
Cada ERP tiene unas características específicas de adaptabilidad a los diversos requerimientos de la empresa. Igualmente, el catálogo de precios es variado.
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Sin lugar a duda, SAP, Oracle y Microsoft son los grandes protagonistas del mercado suponiendo el 56 % de la cuota de mercado.
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